استانداردهای تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی – شماره اول

استانداردهای تنظیم و توصیف اسناد الکترونیکی

تنظیم و توصیف منابع آرشیوی یکی از گام‌های مهم و مؤثر در ذخیره و بازیابی منابع است. تنظیم و توصیف مناسب اسناد، استفاده از آن‌ها را تسهیل کرده و به آن‌ها اعتبار می‌بخشد و نیازهای مدیریتی آرشیوها را تأمین می‌کند. سازمان‌های آرشیوی برای تنظیم و توصیف منابع آرشیوی از استانداردهای مختلفی بهره می‌گیرند. استانداردها در طول زمان برای تأمین سیستمی مؤثر‌ و‌ منسجم برای آرشیوها و آرشیوداران توسعه‌یافته‌اند (عادلی اسفنجانی، ۱۳۸۹). این استانداردها علاوه بر سهولت دسترسی به منابع، موجب یکپارچگی در سازمان‌های مختلف شده و اشتراک منابع آرشیوی را ممکن می‌شوند.

تنظیم و توصیف اسناد فارغ از شکل آن‌ها (مکتوب یا الکترونیکی) بر اساس استانداردهای توصیفی صورت می‌گیرد. استانداردهای توصیفی از مهم‌ترین ابزارهایی است که آرشیوداران برای توصیف منابع آرشیوی از آن‌ها بهره می‌گیرند. استانداردهای توصیف آرشیوی با تأکید بر برقراری پیوند بین تنظیم و توصیف و باهدف «اطمینان از تولید توصیف منطقی و روشن، تسهیل بازیابی و تبادل اطلاعات، کمک به اشتراک اطلاعات معتبر و یکپارچه‌سازی توصیف‌های مختلف در نظام اطلاعاتی واحد» ایجادشده است. ازاین‌رو، این شماره به معرفی یکی از استانداردهای تنظیم و توصیف منابع آرشیوی می‌پردازد.

استاندارد ساختار داده^[۱]، استاندارد ارزش داده^[۲]، استاندارد مبادله داده^[۳] و استاندارد محتوای داده^[۴] ازجمله استانداردهای توصیف آرشیوی هستند (کوکبی، رضایی شریف‌آبادی و اصنافی، ۱۳۹۱، ص ۳۷). استاندارد ایسار و ای. ای.سی از جمله استانداردها برای توصیف منابع آرشیوی بر اساس سازمان تولیدکننده منابع آرشیوی است.

استاندارد بین‌المللی مستند پیشینه‌های آرشیوی برای سازمان‌ها و افراد و خاندان‌ها (ایسار ای.اس دی اف^[۵])
این استاندارد توسط ایکا و کمیته ادهوک با توجه به استانداردهای انگلوامریکن، دست نامه‌ای.پی.پی.ام^[۶]، ار. ای.دی^[۷] و مد^[۸] در ۱۹۹۶ تدوین شد. این استاندارد راهنمایی عمومی برای ایجاد عناصر پایه را فراهم می‌آورد که بدون در نظر گرفتن ماهیت توصیف می‌شوند و به نوع خاصی از بازیابگرها محدود نمی‌شود.

جدول ۱. عناصر استاندارد ایسار

همچنین، تعداد محدودی از این عناصر برای مبادله بین‌المللی اطلاعات توصیفی، به‌عنوان موارد ضروری به شمار می‌آیند که شامل کد یا شناسه بازیابی، عنوان، پدیدآورندگان منشأ،تاریخ دورۀ ایجاد، سطح توصیف است.

استاندارد بافت شناسه‌گذاری شده آرشیوی-تنالگان‌ها افراد و خاندان (ای ای سی، سی پی اف)^[۹]این استاندارد به زبان‌های انگلیسی، پرتغالی، اسپانیولی قابل‌دسترس و شامل عناصر توصیفی برای فضاهای اطلاعاتی سازمان‌دهی شده است. این استاندارد دستورالعمل‌هایی را در خصوص پیوند بین توصیفات کارکردی و آرشیوی بین استانداردهای ایساد و ایسار ارائه می‌نماید. عناصر این استاندارد در جدول ۲ ذکرشده است.

جدول ۲. عناصر استاندارد ای ای سی، سی پی اف

پانویس:
[۱] Data Structure Standard
[۲] Data Value Standard
[۳] Data Interchange Standards
[۴] Data Content Standard
[۵] ISAAR(ISDF)
[۶]APPM
[۷] RAD
[۸] MAD
[۹] Ica Archival Association Record

منابع:

• اصنافی، امیررضا؛ کوکبی، مرتضی، رضایی شریف‌آبادی (۱۳۹۱)، درآمدی بر مفاهیم، استانداردها و نرم‌افزارهای آرشیوی، چاپار. تهران.
• خدمتگذار، حمیدرضا؛ موسوی زاده، مریم (۱۳۹۵)، مصورسازی استانداردها دنیای فراداده، چاپار، اساطیر پارسی، تهران.
• عادلی اسفنجانی، معصومه (۱۳۸۹)، بررسی وضعیت تنظیم و توصیف اسناد آرشیوی در معاونت سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران (آرشیو ملی ایران) از آغاز تاکنون و ارائه راهکارهایی در جهت بهبود آن (پایان‌نامه کارشناسی ارشد). دانشگاه الزهرا، (شماره بازیابی ۱۳۸۹، ۵۰، ا-ک‍ا).
• www.ica.com

در شماره‌های بعدی به معرفی سایر استانداردها پرداخته خواهد شد.

نویسنده: فرزانه بهارلو