معرفی آرشیو سنجی؛ سنجش و ارزیابی آرشیو

آرشیوها مانند کتابخانه‌ها، موزه‌ها و سایر مراکز اطلاعاتی دارای خط مشی مشخصی برای ارائه خدمات مناسب به کاربران هستند. سنجش و ارزیابی از عوامل مهم پیشرفت در هر سازمانی است. آرشیو نیز باید برای پیشرفت و بهره‌وری بهتر مورد سنجش و ارزیابی قرار گیرد. آرشیو و کتابخانه دارای نقاط مشترکی هستند، ولی به جهت نوع منابع و برخی خدمات، دارای روش سنجش و ارزیابی متفاوتند. برای ارزیابی کتابخانه‌ها معمولا از روش‌هایی چون لیب‌کوال^[۱] و سروکوال^[۲] استفاده می‌شود و برای ارزیابی وب‌سایت‌های آنان از وب‌سنجی^[۳] بهره می‌گیرند؛ آرشیوسنجی مفهومی است که طرحی را برای ارزشیابی آرشیویست‌ها، خدمات، منابع و مدیریت آرشیو ارائه می‌کند.

آرشیوسنجی به وسیلۀ ابزارهای خود آرشیو را مورد ارزیابی مدت‌دار قرار می‌دهد که از روش‌های لیب‌کوال، سروکوال، ای متریکس، وب سنجی، PSQG و… استفاده می‌کند و نگاهی همه جانبه به آرشیو را ایجاد می کند. (School of information,university of michigan, 2010).

پیشینۀ آرشیوسنجی به سال ۲۰۰۸ باز می‌گردد. این مفهوم توسط وندی دف[۴] عضو هیئت علمی دانشگاه میشیگان مطرح شد و در سال ۲۰۱۰ به عنوان مفهومی نوین در آرشیو مورد بحث و بررسی قرارگرفت. آرشیوسنجی براساس گزارش‌ها، تجربیات و رضایتمندی کاربران، ارزیابی موضوعی، و گزارش‌های آرشیوداران، در پرسشنامه و آزمون‌های گروهی شکل گرفت. درسال ۲۰۱۰ و ۲۰۱۱ چهارچوب‌هایی برای نحوۀ سنجش آرشیو مطرح شد که بر اساس تجریبات کاربران و آرشیوداران بود؛ از جمله نیاز کاربران، رفتاراطلاع‌یابی، موارد مورد جستجو و سطح تجریبات کاربران که ازعوامل این چهارچوب است. هدف اساسی در آرشیوسنجی تشخیص شکاف های وجود، اصلاح فرایند مدیریت، استفاده از متخصصان در آرشیو و رشد اقتصادی مجموعه آرشیو است. (Meyerson, Galloway, & Bais, 2012).

ابزارهای مورد استفاده در آرشیوسنجی که به وسیله مشاده، مصاحبه و پرشسنامه خدمات، منابع وکاربران  آرشیو را مورد ارزیابی قرار می دهد به شرح زیر می باشد:

۱- پژوهشگران :(Researchers): نحوۀ جستجو، مدیریت داده‌های یافته شده، گزارش‌نویسی، انتشار که تجربیات کاربران نیز نامیده می‌شود.

۲- وب‌سایت:(Archival website) پاسخگویی آنلاین، پاسخگویی تا ۳ماه، طرح سایت، امکانات و منابع دردسترس.

۳- بازیابگرهای آنلاین :(online finding Aids) نحوۀ جستجو، جستجودر پایگاه‌ها و ارتباط پایگاه‌ها با بازیابگرها.

۴- دانشجویان پژوهشگر :(student researcher) میزان استفادۀ دانشجویان از آرشیو، آموزش در آرشیو، نمرات پایانی براساس کاربری دانشجویان.

۵- پشتیبانی و مشارکت آموزشی (teaching support)

مدت ارزیابی در آرشیوسنجی حداقل سه ماه بوده و تا ۵ سال ادامه دارد. معمولا آرشیوسنجی به دو صورت پیشنهاد می‌شود:

• در روش اول گروهی از کاربران انتخاب شده و به عنوان نمونۀ آماری تحت مطالعات دلفی قرار می‌گیرند. مدت این مطالعات برای سه ماه متوالی مشخص می‌شود و هرسال در همان زمان مشخص‌شده مجدداً مطالعات انجام می‌گیرد که بدین ترتیب میزان تغییرات در آرشیو سنجیده می‌شود.
• در روش دوم مقوله‌هایی به صورت چک لیست مشخص می‌شود و گروهی از کاربران در تعداد مشخص انتخاب شده و به عنوان نمونۀ آماری مورد مطالعه قرار می‌گیرند. مدت کلی مطالعه برای تعیین وضع موجود سه ماه است که برای این تعداد مشخص اجرا می‌گردد. از جمع‌بندی و تحلیل نتایج مصاحبه، مشاهده و پرسشنامۀ موجود، میزان رضایت‌مندی، نیازسنجی کاربران، آرشیوداران و مدیریت، مشکلات آرشیو، چالش‌ها و فرصت‌های پیش روی آرشیو و میزان دسترس‌پذیری سازمان و منابع آرشیو مشخص می‌شود که مشارکت جامعه، بازنگری در مدیریت، خط مشی و بودجۀ آرشیو، ارائۀ خدمات متناسب نیاز کاربران و جذب منابع مالی را برای آرشیو درپی دارد (M.Duff, 2010).

تاکنون پژوهش‌های بسیاری دربارۀ میزان رضایت‌مندی کاربران از خدمات و منابع آرشیو ملی ایران انجام شده است که می‌توان به “خدمات مرجع مجازی سازمان اسناد و کتابخانۀ ملی جمهوری اسلامی ایران: ارزیابی کیفی” اشاره کرد (اشرفی و بزرگی, ۹۰). اما هیچ یک از این پژوهش‌ها به صورت همه جانبه به آرشیو ملی ایران نگاه نکرده‌اند. آرشیوسنجی به عنوان مفهومی همه جانبه در علم آرشیو این امر را محقق می‌کند.

اهمیت آرشیو در ایران بر هیچکس پوشیده نیست. این سازمان ها به سبب وظایفی که عهده‌دار هستند، مورد مراجعۀ مستقیم و غیرمستقیم کاربران هستند.کاربران این سازمان ها اعم از کارمندان سایر سازمان‌ها، پژوهشگران، دانشجویان، اندیشمندان، مدیران و… هستند که خمات مختلفی را از این سازمان ها دریافت می‌کنند. ولی امروزه این مفهوم به عنوان نیاز روز آرشیو ها مورد استقبال قرار نمی گیرد چراکه پژوهشگران برای آرشیو سنجی با موانعی پیش رو هستند که نشات گرفته از خط مشی ها و نگرش مدیران آرشیوها است. از این رو پژوهش بیشتر در عرصه تعیین عوامل بررسی آرشیو می تواند در تغییر نگرش مدیران موثر باشد.

پانویس:

[۱] Libqual

[۲] servqual

[۳] Webometrics

[۴] Wendy Duff

منابع:

• اشرفی، ف. و بزرگی، ا. ا. (۹۰). خدمات مرجع مجازی سازمان اسناد وکتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران: ارزیابی کیفی. فصلنامه مطالعات ملی کتابداری وسازماندهی اطلاعات, ۱۳۱-۱۴۷.

G.Krouse, M. (2010). Remote users in our midst:بازیابی از Archivalmetrics project
Michigan: university of michigan
M.Duff, w. (2010). The development, testing,and Evaluation of the Archival Metrics Toolkites. the American Archivist, 569-599
Meyerson, j., Galloway, P., & Bais, R. ) October2012). Improving the userExprience of Professional Researchers:Applying a user-centraled Design framwork in Archival Reposities. Asist, 28-31
School of information,university of michigan.) 31.1.2010). Archivalmetrics.ppt. بازیابی از Archivalmetrics: www.Archivalmetrics.org

نویسنده: فرزانه بهارلو